Код основного подразделения в штатном расписании


Код основного подразделения в штатном расписании

Локальный нормативный акт, отражающий структуру наемного персонала, является важным для фирмы документом. При разработке бланка штатного расписания за основу берут утвержденную форму Т-3. Составляя этот документ необходимо уделить особое внимание не только должностям и окладам работников, но и описанию структурных подразделений организации в штатном расписании.

Структурное подразделение в штатном расписании

Статистическое ведомство разработало и утвердило бланк штатного расписания более 10 лет назад. В настоящее время эта форма не является обязательной для применения юридическими лицами и предпринимателями. Вместе с тем, многие субъекты хозяйствования берут ее за основу, при необходимости дополняя отдельными графами.


В утвержденной форме этого локального нормативного акта для информации о различных отделах, управлениях, филиалах выделено 2 графы:

  • наименование;
  • код структурного подразделения.

Для большинства небольших и средних компаний такой информации достаточно. В случае с крупными корпорациями, которые имеют разветвленную структуру, где в составе управления (отдела) могут находиться более мелкие подразделения можно добавить дополнительный столбец с данными об отделах и группах сотрудников, либо добавлять такую информацию через запятую (в скобочках).

Название структурного подразделения в штатном расписании должно полностью соответствовать данным в трудовых договорах с работниками.

Например, если в договоре указано, что человека наняли на должность специалиста в отдел логистики при департаменте торговли, то и в локальном нормативном документе должна быть указана должность в таком структурном подразделении, а не просто в отделе логистики.

Код структурного подразделения в штатном расписании присваивается по порядку и состоит из двух цифр. При разветвленной структуре, с делением на подотделы и группы основному подразделению присваивают двухзначный код, а его составным элементам четырех — шестизначный, в зависимости от разветвленности подчинения.

Например, при использовании полного аналога формы Т-3 часть таблицы штатного расписания со структурными подразделениями будет выглядеть следующим образом:

Структурное подразделениеНаименованиеКод12Администрация01Бухгалтерия02Отдел кадров03Отдел сбыта04

Внесение данных в таблицу и присвоение отдельным структурным подразделениям кодов может быть выполнено двумя способами.

Во-первых, по иерархии. Этот вариант является наиболее распространенным. Отделы и управления делятся на:

  • осуществляющие общее управление фирмой (руководство, финансисты, кадры);
  • работающие по основным направлениям деятельности (снабжение, производство, сбыт, технологи и т. д.);
  • вспомогательные отделы и службы (АХО, службы безопасности, секретариат и т.д.).

Во-вторых, наименования структурных подразделений в штатном расписании располагают в алфавитном порядке.

Штатное расписание без структурных подразделений

Для небольших фирм и индивидуальных предпринимателей характерна структура наемного персонала без разделения по отделам или службам. Вместе с тем, штатное расписание составлять необходимо.

В этой ситуации графы с названиями отделов и управлений либо заполняют знаком «-» либо проставляют в них слово «нет». Колонку с названиями должностей заполняют в порядке иерархии.

Например, для малого предприятия эта часть документа будет выглядеть следующим образом.

Структурное подразделениеДолжностьнаименованиеКод——Директор——Главный бухгалтер——Менеджер——Секретарь

Если предприниматель работает самостоятельно без найма дополнительных работников по трудовым договорам, то составлять штатное расписание нет необходимости.

Такое же правило действует для небольших стартапов, где два — три собственника осуществляют деятельность без привлечения дополнительной рабочей силы.

Внесение в штатное расписание удаленных структурных подразделений

В крупных корпорациях, где трудятся тысячи наемных сотрудников, составление штатного расписания предполагает разделение не только на структурные подразделения, но и дополнительное внесение в него представительств, офисов или филиалов, находящихся в других населенных пунктах.

Как правило, такие удаленные филиалы не наделены правом самостоятельного юридического лица и не могут выступать в качестве нанимателей для сотрудников. При составлении штатного расписания в этой ситуации можно использовать три варианта действий.

Во-первых, дополнить графы с информацией о структурных подразделениях дополнительной колонкой, с указанием на расположение того или иного офиса, или филиала.

Например:

Филиал, представительство, дополнительный офисСтруктурное подразделениеНаименованиеКод123Головной офис (центральный аппарат)Администрация0101Бухгалтерская служба0102Департамент кадровой работы0103Филиал № 1Руководство0201Отдел по работе с корпоративными клиентами0202Служба по розничной торговле0203Представительство по Дальневосточному регионуУправление0301Финансовая служба0302Клиентская служба0303

При оформлении штатного расписания, таким образом, в удаленные подразделения пересылают либо копию всего документа, либо выписку, в которой указывают сведения, касающиеся только конкретного филиала или представительства.

Во-вторых, оформить удаленные подразделения компании можно в виде приложений к основному штатному расписанию. Такой вариант удобен в случае большого количества подразделений и разветвленной иерархической структуры в них.

При этом способе составления локального нормативного документа он будет выглядеть так:

Штатное расписание ОДО «Промтранс»

Приложения:

  1. Штатное расписание представительства в г. Таганрог
  2. Штатное расписание дополнительного офиса в г. Самара

В-третьих, при большом количестве удаленных подразделений и их географической отдаленности от основного офиса компании можно делегировать отдельные полномочия по управлению персоналом и кадровому учету местным руководителям филиальной сети. Для этого необходимо во внутренних положениях по кадровым вопросам указать на децентрализацию отдельных функций по найму персонала и составлению штатных расписаний.

Кроме того, документально, как правило, при помощи доверенности, оформляют и полномочия руководителя удаленного подразделения в кадровом учете. При такой форме взаимодействия штатное расписание составляется и утверждается в каждом филиале или представительстве по отдельности, а затем его копия пересылается в центральный офис.

Воспользоваться одним из трех вариантов составления штатного расписания для удаленных структурных подразделений можно и в случае присоединения к фирме другого юридического лица.

Часто при слиянии нескольких компаний в одну либо присоединении одной фирмы к другой возникают сложности с составлением общего локального нормативного документа, регулирующего структуру наемного персонала (одинаковые наименования отделов и служб, должности с похожими названиями, но разным уровнем оплаты и т. д.). Выходом из ситуации становится выделение присоединенной организации в качестве удаленного подразделения.

Оформление части штатного расписания, касающейся структурных подразделений компании, зависит от ее размеров и наличия удаленных офисов или филиалов.

В небольших фирмах с 10 — 15 работниками, как правило, деление на отделы отсутствует, и заполнять эти графы можно прочерками или словом «нет».

В крупных корпорациях с разветвленной иерархической структурой штатные расписания для удаленных подразделений оформляют в виде приложений к основному документу либо отдельными локальными нормативными актами. (23 голос., 4,30 из 5) Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/strukturnye-podrazdeleniya-v-shtatnom-raspisanii-kak-otobrazit.html

Увеличиваем кадровый состав: приказ о новой должности в штатном расписании

Штатное расписание должно отражать текущую структуру организации, учитывая все структурные и обособленные подразделения, а также имеющиеся должности. Однако по экономическим и организационным причинам руководство компании может эту структуру изменять – в том числе и вводя новые должности.

Как в этом случае следует оформлять приказ о введении? Кто этим должен заниматься? Ответы на эти и другие вопросы найдете в этой статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону . Это быстро и бесплатно !

Кто отвечает за ввод должностных единиц?

Как же ввести новую должность в штатное расписание? Приказ, с помощью которого она вводится, может быть подготовлен несколькими способами:

  1. В небольших компаниях его может составить сам руководитель.
  2. Подготовкой текста занимается подразделение, отвечающее за кадровые вопросы (отдел кадров, HR-служба и т. д.).
  3. Текст готовит юрист. На предприятии может быть целый юридический отдел – и в таком случае уже начальник этого отдела решает, кому из сотрудников поручить составление приказа.
  4. Проект приказа по типовому образцу составляется работниками канцелярии. Подобный подход более характерен для учреждений, чем для коммерческих компаний.

Поэтому кто конкретно будет готовить приказ о вводе новой должности в штатное расписание – зависит от должностных обязанностей, утверждённых в конкретной организации.

Документ о внесении изменений в связи с добавлением штата

Форма штатного расписания Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ №1 от 2004 года. Хотя сейчас она не обязательна, но на практике используется. Но, в отличие от расписания, форма и структура приказа по его изменению законодательно не регламентируется. На каждом предприятии могут существовать свои правила, по которым готовится такой документ.

Максимум, на что здесь можно ориентироваться – это на требования Национального стандарта ГОСТ Р.7.0.97-2016. Согласно стандарту, бланк документа должен включать в себя:

  1. Эмблему, товарный знак или логотип организации.
  2. Название, ОГРН, ИНН и КПП (указываются обычно в качестве элементов фирменного бланка).
  3. Дата и регистрационный номер приказа.
  4. Место составления или регистрации (если не совпадает с местом нахождения организации в целом).
  5. Гриф утверждения.
  6. Название вида документа («Приказ») и заголовок («О внесении изменений в штатное расписание», «О введении должности» и т. д.).
  7. Личная подпись лица, издавшего распоряжение (руководителя предприятия, на основании Устава наделённого такими полномочиями).

Приведённый выше перечень элементов не является обязательным. Стандарт введён для добровольного применения на территории России, никаких санкций за его несоблюдение закон не предусматривает.

Как добавить ставку?

Само содержание документа, утверждающего изменения в штатном расписании, стандарт не регламентирует. Однако на практике приказ обычно включает в себя следующие элементы:

  1. Основания, по которым вводится новая должность. Они могут быть любыми: «В связи с увеличением объёма документооборота…», «В связи с оптимизацией структуры предприятия…» и т. д.
  2. Указание на то, что документ является распоряжением. Обычно используется слово: «Приказываю».
  3. Перечень изменений, вносимых в штатное расписание. Здесь указывается название должности, количество ставок по ней, объём оклада и т. д. («Внести в структурное подразделение «Администрация» должность «Заместитель директора о общим вопросам», количество штатных единиц – 1, должностной оклад – 40 000 рублей…»).
  4. Лица, ответственные за исполнение распоряжения. Обычно ими являются руководители кадровой службы.

Об изменении штатного расписания в связи с введением новой должности читайте тут.

Печать и подпись на распоряжении

Таким образом, чтобы определить, кто должен подписывать приказ, касающийся введения новой должности, нужно разобраться с объёмом полномочий руководства компании. Здесь возможны несколько вариантов:

  • Подписывает непосредственно руководитель всей организации в целом (директор, генеральный директор и т. д.), действующий на основании Устава.
  • Подписывает один из его заместителей (например, директор по кадрам), к чьей компетенции относится решение вопросов по кадровому составу предприятия. При этом полномочия такого заместителя должны исходить от руководителя организации в целом.
  • Подписывает лицо, замещающее руководителя и действующее на основании специального уполномочивающего документа (например, доверенности).

Определяя объём полномочий, следует руководствоваться не только нормами ТК РФ, но и ГК РФ, а также законодательством об отдельных видах юридических лиц (например, ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Кроме подписи, средством индивидуализации документа является и печать организации. Надо отметить, что напрямую законодательство не содержит требования об обязательной простановке печати на письменных распоряжениях, касающихся кадровых вопросов. Единственный документ в трудовой области, в обязательном порядке скрепляемый печатью – это трудовая книжка (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», п. 35 Правил).

Однако закон также не содержит и запрета на простановку печати на такого рода документах. Поэтому для надёжности специалисты рекомендуют скреплять приказы оттиском печати (общей или же специальной, изготовленной для заверения кадровой документации).

Кого уведомить под роспись?

После того, как документ составлен, подписан и скреплён печатью, его содержание должно быть доведено до сведения:

  • Лиц, ответственных за исполнение распоряжения (в соответствии с содержанием приказа и внутренними должностными инструкциями предприятия).
  • Работников, чьи интересы он затрагивает.

Последнее касается тех случаев, когда одновременно с введением новой должности на неё переводится кто-то из уже работающих в организации сотрудников.

Приведём условный пример приказа, с помощью которого в организации вводится новая должность. Он будет выглядеть примерно так:

о внесении изменений в штатное расписание

г. Энск 20 марта 2018 г.

В целях оптимизации структуры предприятия,

1. Ввести в штатное расписание №ШР-1 от 20.12.2017 г. следующие изменения.

1.1.

Ввести в структурное подразделение «Бухгалтерия» следующую должность: заместитель главного бухгалтера, количество штатных единиц – 1, должностной оклад – 30 000 рублей.

2. Ответственность за исполнение настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Зайцеву С. В.

Генеральный директор ООО «Транспоставка» Семёнов К. В.

С приказом ознакомлен: Начальник отдела кадров Зайцева С. В.

Заключение

Требования к приказу, с помощью которого в штатное расписание вводится новая должность, официально законодательством не определены. Однако есть ряд правил, которые следует соблюдать при подготовке этого документа. Это позволит в будущем избежать споров.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Как штатные расписания утверждаются?

Многие предприниматели предпочитают использовать валюты зарубежных стран при вычислении окладов с надбавками. Особенно это касается компаний, где значительная часть капитала образована именно такой валютой, или где учредители – граждане зарубежных государств. При этом прямо в ТК РФ отсутствуют нормы, которые бы запрещали так поступать.

Главное – принимать во внимание сразу несколько законодательных норм. Например, те, которые касаются ставок и надбавок, стандартных окладов. Окладом называют перечисления с фиксированными размерами, в связи с выполнением обязанностей по должности. При определении данной выплаты не учитываются компенсации, поощрения и тому подобные расчеты. А вот ставки по тарифам только входят в зарплату. Они не должны меняться, пока действует трудовой договор. За исключением ситуаций, когда сторонам удается прийти к соглашению при определении должных сумм.

Утверждение документа

На практике чаще считают, что этот вопрос находится в компетенции того, кто руководит предприятием в настоящее время. Можно составить отдельный приказ, в котором обязанность по оформлению документа возлагается на того или иного сотрудника. Обязанности закрепляются также должностными инструкциями, трудовыми договорами.

Если предприятия небольшие, то составление расписаний становится обязанностью для тех, кто представляет кадровую службу: либо бухгалтеры, юристы. А вот для крупных предприятий актуально перепоручение вопроса отдельному планово-экономическому подразделению, или отделу, который занимается вопросами заработной платы, условиями труда.

Как отразить отдельные виды подразделений?

Кроме выполняемых функций, структуры предприятия делятся и по своей организации. Как именно это деление должно отражаться в штатном расписании?

Обособленные

Ст. 55 ГК РФ выделяет такой вид подразделений, как обособленные, действующие вне того места, где находится организация в целом. Они в свою очередь разделяются на:

  1. Представительства, которые представляют интересы компании и осуществляют их защиту.
  2. Филиалы, которые выполняют полностью или частично все функции организации в конкретном регионе или населённом пункте.

В том случае, если у предприятия есть подразделения, действующие отдельно, они должны отражаться в штатном расписании. Обычно в этом случае в документе выделяется отдельный раздел, посвящённый именно кадровому составу филиала или представительства. При необходимости допускается создание приложения к расписанию в виде отдельного листа, где отражены будут лишь те должности и ставки, касающиеся обособленной части.

Скачать образец штатного расписания с обособленным подразделением

Структурные

В отличие от обособленных, структурные подразделения действуют по месту нахождения организации. Их отражение в штатном расписании происходит по общим правилам. В частности, при использовании для расписания формы Т-3, утверждённой Госкомстатом РФ в 2004 году, каждое из структурных подразделений должно иметь своё название и код согласно ОКУД, отражаемые в соответствующих графах формы.

В тех же случаях, когда на предприятии действуют свои формы, разработанные согласно ФЗ «О бухгалтерском учёте», в них тоже может предусматриваться указание на подразделения.

  • Скачать бланк штатного расписания по форме Т-3
  • Скачать образец штатного расписания структурного подразделения

Обязательно ли ознакомление с документом?

Законодательство обязует знакомить сотрудников только с теми частями документов, которые непосредственно привязаны к исполняемым ими обязанностям. Штатное расписание можно не показывать, если на трудовом договоре стоит подпись, подтверждающая, что человек ознакомлен со всеми бумагами, которые представляют интерес для него, и когда в соглашении есть все сведения, связанные со стандартными окладами и надбавками.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *