План ввода в должность нового сотрудника


План ввода в должность нового сотрудника

Новое место работы всегда сопряжено со стрессом и немалыми волнениями для человека, независимо от его опыта, квалификации и навыков.

Чтобы процесс «акклиматизации» прошел для новичка максимально комфортно, служба персонала во главе с руководителем занимается составлением и внедрением программы адаптации.

Что собой представляет документ?

Адаптационная программа – это, другими словами, план введения в должность. Она необходима для установления единого процесса адаптации во всех подразделениях компании.

Программа содержит обширный перечень действий как для нового работника, так и для куратора – специалиста, который будет «вести» новичка.

Как правило, документ включает две части: общую и индивидуальную.

Специалисты кадрового менеджмента отмечают, что окончательное «вливание» человека в фирму происходит на 10-12 месяц.

Самый непростой период – это первые два-три месяца, которые нередко совпадают с испытательным сроком. Именно поэтому продолжительность программ адаптации нередко совпадает с этим периодом.

Четкая, грамотно составленная программа адаптации позволяет сократить срок «акклиматизации» до полугода и даже меньше.

Хороший план введения в должность имеет следующие характеристики:

  • он скрупулезно спланирован;
  • его содержание предельно ясно;
  • роли участников адаптационного процесса четко распределены.

Структура программы адаптации представлена в таблице:

Общая частьИндивидуальная частьОписаниеПризвана сформировать общее представление об организации, ее особенностях, специфике взаимоотношений между фирмой и сотрудниками, условиями труда и т. д.Составляется прямым руководителем, согласуется с руководителем направления и начальником кадровой службы.Включает подробное ознакомление с деятельностью фирмы и должностью.Что включаетВводное ориентационное собеседованиеПлан вступления в должностьЛичное знакомство с компанией и сотрудникамиПлан оценки занятия должностиОзнакомление с рабочим местомНазначение наставникаОриентационная беседа с непосредственным руководителемЗа десять рабочих дней до завершения испытательного срока в кадровую службу направляется отчет работника о проделанной работе, а также индивидуальный план с оценками и отзывами куратора и руководителя.

Следует отметить, что процесс адаптации включает несколько стадий, и разные фирмы практикуют как упрощенные варианты, так и более комплексные, структурированные программы.

Цели внедрения

Программы адаптации в различных фирмах составляются и внедряются с учетом специфики конкретной компании.

Их главная цель – обеспечение внимательного подхода к новому работнику, создание максимально комфортных и в то же время эффективных условий вступления в должность.

Программа адаптации персонала нужна для того, чтобы в организации была цельная, отработанная процедура приема работников.

Ее основная задача – быстрое и простое введение новичка в курс дела, знакомство с коллективом и должностными обязанностями.

План введения в должность способствует минимизации ошибок, снижает изначальный дискомфорт и повышает уровень квалификации работника уже с первых дней.

Особенности разработки и внедрения

Единого алгоритма составления программы адаптации нет, поскольку документ должен быть сориентирован на специфику деятельности фирмы.

Однако обобщает все программы адаптации то, что они содержат несколько этапов и преследуют похожие цели.

Кто занимается подготовкой проекта?

Программа составляется менеджером по персоналу совместно с руководителем.

В некоторых организациях руководители полностью возлагают на себя эту задачу. Однако чаще всего руководители занимаются непосредственно составлением плана вхождения в должность, который относится к индивидуальной части программы.

Основные участники программы:

  • прямой руководитель;
  • куратор;
  • специалист кадровой службы.

Программу должны знать и задействовать в своей работе:

  • гендиректор;
  • руководители направлений;
  • руководители структурных подразделений;
  • наставники;
  • специалисты кадровой службы.

Практические примеры

Пример программы адаптации новых сотрудников дает наглядное представление о том, как должен выглядеть и что содержать документ.

Программа адаптации новых сотрудников (пример)

Образец программы:

Процесс адаптации состоит из четырех периодов, каждый из которых предполагает решение поставленных задач. Каждая задача закреплена за определенным участником программы: специалистом кадровой службы, наставником, прямым руководителем.

Первый этап. Обязанности участников за три дня до выхода работника.

Специалист кадровой службы:

  • созванивается с сотрудником перед его выходом, удостоверяется, что все в силе;
  • сообщает коллективу о выходе нового работника;
  • подготавливает материалы, необходимые в первый день: список внутренних и городских телефонов фирмы; бланк на доступ к интернету и e-mail; правила проведения звонков по межгороду; бланк заявления на участие в корпоративной связи;
  • подготавливает пропуск;
  • проверяет рабочее место: ПК (офисные программы, документация, подключение к сетям, настройка печати); оргтехника (факс, ксерокс и проч.); комплект канцтоваров и расходников.

Прямой руководитель:

  • проверяет служебную инструкцию;
  • назначает наставника.

Второй этап. Первый рабочий день.

Специалист кадровой службы:

  • встречает работника, проводит на рабочее место;
  • проводит кадровое оформление, дает сопутствующий инструктаж;
  • обсуждает стиль управления, специфику корпоративной культуры и т. д.;
  • обсуждает первый рабочий день.

Руководитель:

  • представляет работника коллективу, знакомит с наставником;
  • обсуждает должностные обязанности, заполняет лист задач на испытательный срок;
  • рассказывает о системе бонусов и штрафных санкций;
  • объясняет порядок компенсации затрат, выдачи зарплаты, оплаты больничного;
  • рассказывает об организационной структуре;
  • обсуждает первый рабочий день.

Наставник:

  • знакомит с правилами трудового распорядка;
  • предоставляет информацию бытового плана (расположение санузла, столовой, места отдыха);
  • рассказывает о традициях отдела;
  • знакомит с системой коммуникаций и связей;
  • рассказывает о поведении при ЧП;
  • обсуждает первый рабочий день.

Третий этап. Первая рабочая неделя.

Специалист кадровой службы:

  • рассказывает о процедурах и политике относительно кадров (система карьерного роста);
  • анализирует компетенцию и составляет персональную программу подготовки.

Наставник:

  • знакомит с миссиями, целями и стратегическими направлениями фирмы;
  • предоставляет перечень документов, с которыми нужно ознакомиться;
  • рассказывает об устройстве административно-хозяйственной системы;
  • знакомит с работниками, с которыми предполагается непосредственное сотрудничество;
  • знакомит с сущностью работы, нормами выполнения, полномочиями;
  • рассказывает о системе отчетности.

Четвертый этап. По окончании испытательного срока.

Специалист кадровой службы:

  • дает работнику оценочный лист для заполнения;
  • анализирует полученный лист;
  • обсуждает с работником заполненный лист, выходит на обратную связь (узнает мнение о компании, выслушивает предложения и т. д.).

Руководитель:

  • информирует об окончании испытательного срока, назначает дату обсуждения результатов;
  • проводит обсуждение и выходит на обратную связь.

Это типовой образец программы адаптации, который используется многими фирмами.

Программа для рабочего (производственного) персонала (пример)

Введение в должность осуществляется в 4 этапа (1 этап – 1 смена).

Первый этап (первая смена) – подготовка. Цель – знакомство с деятельностью предприятия.

Предоставление информации о компании, знакомство с условиями труда и распорядком:

  • история предприятия;
  • продукция;
  • структура управления;
  • условия труда (график, отпуск и проч.);
  • корпоративная культура;
  • правила оформления базовой документации.

Ответственное лицо: начальник смены.

Знакомство с отделением и рабочим местом:

  • представление сотрудникам;
  • знакомство с распорядком дня;
  • знакомство с должностной инструкцией;
  • знакомство с производственными функциями;
  • знакомство с документацией, регламентирующей производственный процесс.

Ответственное лицо: начальник отдела.

Знакомство с процедурой взаимодействия подразделений учреждения:

  • список отделов, с которыми предполагается взаимодействие;
  • технология взаимодействия;
  • сложности процесса производства;
  • способы решения проблем.

Ответственное лицо: начальник отдела.

Второй этап (вторая смена) – начальный период. Цель – освоение работником своих обязанностей.

В конце смены начальник оценивает умения и навыки работника, дает рекомендации.

Третий этап (третья смена) – приспособление. Цель – вовлечение сотрудника в производственный процесс, адаптация к требованиям предприятия. Начальник по завершении смены дает оценку результатам работы, делая акцент на социально-психологическом аспекте (налаживание взаимоотношений с коллегами, восприятие информации и т. д.).

Четвертый этап (четвертая смена) – окончание периода ввода в должность. Цель – стабильный труд работника. Сотрудник действует в рамках компетенции на смену. В конце подводятся общие итоги, даются рекомендации и разъяснения.

Еще один, типовой, пример программы адаптации вы можете скачать здесь:

Типовая форма программы адаптации персонала

Подходы к внедрению

Условно процедура адаптации делится на четыре стадии:

  • Анализ уровня подготовки сотрудника. Если помимо специальной подготовки имеется опыт в аналогичной должности, адаптация пройдет очень быстро.
  • Ориентировка. Знакомство сотрудника с требованиями и обязанностями.
  • Действенная ориентация. Адаптация сотрудника к статусу, вовлечение в отношения с коллегами.
  • Функционирование. Завершение адаптации. Постепенное преодоление проблем и переход к полноценной работе.

Результаты

Что дает внедрение грамотно спланированной программы адаптации:

  • минимизация издержек на период вовлечения в рабочий процесс;
  • снижение текучки кадров на 10-20%;
  • экономия времени руководства и рядовых специалистов;
  • формирование у новичка чувства удовлетворенности трудом;
  • база для создания приверженности работника организации.

Как оценить экономическую эффективность?

По завершении периода адаптации руководитель заполняет бланк оценки работника. На основании данной информации можно сделать выводы о его потенциале, раскрыть сильные и слабые стороны и дать необходимые рекомендации.

Для оценки экономической эффективности следует проанализировать ряд показателей за определенный период времени:

  • достижения конкретного отдела и всего подразделения;
  • объемы производства (насколько изменились и в какую сторону);
  • текучесть кадров.

Следует отметить, что процедура адаптации персонала, равно как и составление программы, не регулируются законодательными нормами.

Поэтому представленные примеры носят лишь рекомендательный характер. Каждая организация должна при составлении программы учитывать свою специфику и внутрикорпоративные отношения.

В любом случае, успешное освоение должности не представляется возможным, если работник не видит себя в компании, не разделяет ее ценностей и устоев.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/programma-adaptacii-personala/

Как правильно ввести нового сотрудника в должность

Вы рассказываете им о методах своей работы и представляете им тех людей, с которыми им предстоит работать бок о бок. Иными словами, новые сотрудники должны составить для себя общее представление о деятельности и состоянии вашего предприятия.

На все перечисленные выше вопросы стоит потратить необходимое количество времени.

В том случае, если новый сотрудник с самого начала встретит радушный прием и почувствует себя частью вашего коллектива, он будет лучше работать.

Так он гораздо быстрее станет активным членом вашего трудового коллектива. Все затраты, связанные с введением новых сотрудников в должность, являются инвестициями в развитие вашего бизнеса.

Нужно ли составлять план действий, связанных с введением в должность новых сотрудников?

Если с самого начала не объяснить новому сотруднику все, что связано с его должностью, он замучает вас бесконечными вопросами. Он будет тратить на это не только свое, но и ваше время.

Без соответствующего плана введения в должность вы будете объяснять все новому сотруднику нечетко и непоследовательно, касаясь, то одной, то другой стороны его будущей деятельности. В результате этого какие-то важные моменты могут быть упущены из виду, не исключены и ошибки. Бессистемное, нелогичное введение в должность обернется впоследствии неэффективной работой нового сотрудника.

Всего этого можно избежать в том случае, если вы с самого начала четко, ясно и последовательно объясните новому сотруднику, что он должен делать. В результате вы:

  • избавите нового сотрудника от необходимости задавать слишком много вопросов;
  • существенно снизите степень риска, связанного с неправильными действиями нового сотрудника из-за незнания каких-либо вопросов;
  • сможете застраховаться от таких ошибок, которые могут обернуться для вас в будущем большими материальными убытками и опасностями;
  • поможете новому сотруднику почувствовать свою сопричастность к общему делу;
  • дадите возможность новому сотруднику быстрее войти в работу и добиться максимальной степени эффективности его трудовой деятельности.

Конкретный порядок действий, связанных с введением в должность, будет зависеть от должности нового сотрудника. Ниже пойдет речь о том, на что следует обратить внимание независимо от того, чем будет заниматься ваш новый сотрудник.

Общие вопросы, связанные с введением в должность нового сотрудника

Вам потребуется показать новому сотруднику производственное или служебное помещение, а также решить ряд естественных административно-технических вопросов. Необходимо объяснить новому сотруднику:

  • где можно пообедать;
  • где и когда можно выпить чай или кофе (если это практикуется на вашем предприятии);
  • где что находится в вашем помещении;
  • можно ли у вас курить и где;
  • где находится туалет;
  • когда, где и как будет выплачиваться зарплата;
  • кому и каким образом следует сообщать о болезни или вынужденном отсутствии на рабочем месте (например, секретарю по телефону);
  • где можно поставить автомобиль (если в этом есть необходимость);
  • что делать в случае возникновения пожара.

Этот перечень можно было бы продолжить. Запишите те пункты, которые имеют самое непосредственное значение для вашего вида бизнеса.

Вводя нового сотрудника в должность, может быть, имеет смысл еще раз напомнить ему основные условия трудового договора. Вы, скорее всего, затрагивали эти вопросы во время собеседования. Речь идет:

  • об оплате труда;
  • о материальном стимулировании;
  • о вычетах из зарплаты;
  • о времени работы;
  • о сверхурочной работе;
  • об отпуске;
  • о компенсации расходов;
  • о праздничных днях;
  • об оплате больничных листов;
  • о соблюдении трудовой дисциплины;
  • об особых условиях и характере работы.

Поставьте галочку напротив тех пунктов, которые имеют непосредственное отношение к деятельности вашего предприятия.

Предположим, вы берете на работу нового сотрудника. О чем бы вы рассказали ему прежде, чем он приступит к исполнению своих служебных обязанностей? Запишите свои соображения на этот счет.

Прежде, чем посвящать нового сотрудника в детали его работы, расскажите ему о своей коммерческой деятельности в целом. Новому сотруднику наверняка полезно будет узнать:

  • чем занимается ваше предприятие;
  • какие виды товаров или услуг оно предлагает;
  • кто относится к числу ваших клиентов;
  • как работает ваше предприятие в целом, и почему вы проводите данную хозяйственную политику;
  • какой имидж вы хотите создать своему предприятию (например, является ли ваше предприятие традиционным, или же оно разрабатывает новые технологии);
  • что представляют собой ваши конкуренты, и за счет чего вам удается опережать их;
  • что вы думаете о предпринимательской деятельности и что ждете в связи с этим от своих сотрудников;
  • какие отношения и традиции сложились в вашем трудовом коллективе.

Теперь новый сотрудник может задавать вам интересующие его вопросы. Не забудьте рассказать новому сотруднику об основных правилах внутреннего распорядка. Обязательно объясните ему, на чем основаны данные правила. Постарайтесь записать те основные вопросы, на которые необходимо обратить внимание нового сотрудника.

Частные вопросы, связанные с введением в должность нового сотрудника

Теперь давайте, обратим внимание на более частные вопросы. Вы помогли новому сотруднику составить общее представление о хозяйственной деятельности своего предприятия. Теперь настал момент показать вашему новому сотруднику его место в структуре вашего предприятия. Иными словами, новый сотрудник должен четко знать свой участок работы.

Если его работа связана с использованием сложного или опасного оборудования, необходимо познакомить сотрудника с правилами техники безопасности. Ответственность за это ложится в первую очередь на вас.

Может быть, на первых порах новый сотрудник будет набираться опыта. В этом случае нужен такой человек, к которому новый сотрудник может обратиться в случае необходимости, задать интересующие его вопросы.

Образно говоря, на первых порах кто-то должен взять нового сотрудника «под свое крыло».

Кто, по вашему мнению, мог бы стать наставником новичка? Если вы нанимаете только одного или двух новых сотрудников, вы, наверное, и сами сможете о них позаботиться.

Постарайтесь перечислить все частные вопросы, связанные с введением в должность нового сотрудника. Это могут быть следующие вопросы:

  • Какую конкретно работу должен выполнять ежедневно новый сотрудник?
  • О чем следует договориться с новым сотрудником?
  • На каком оборудовании он будет работать?
  • С кем он будет работать?
  • Кому он будет отчитываться о проделанной работе?

Это далеко не все возможные вопросы. Запишите все те вопросы частного характера, которые связаны с введением в должность нового сотрудника и учитывают особенности вашего бизнеса.

Что следует делать после введения в должность нового сотрудника

Введение в должность нового сотрудника занимает от одного дня до нескольких недель. Сразу после введения в должность новый сотрудник должен приступить к исполнению своих хотя бы основных служебных обязанностей.

Не следует забывать о том, что сначала все ему будет в новинку. Не теряйте нового сотрудника из поля своего зрения. Хотя при введении в должность новый сотрудник получил минимум необходимой для работы информации, все же будьте готовы к дополнительным вопросам. Пусть новый сотрудник не боится лишний раз задать интересующий его вопрос.

И вы, и новый сотрудник в равной степени заинтересованы в том, чтобы он побыстрее вписался в новый трудовой коллектив. Не стоит надеяться на то, что новый сотрудник сразу все запомнит и освоит. Наберитесь терпения!

Оказывайте новому сотруднику постоянную помощь и поддержку. Он гораздо лучше будет справляться со своими должностными обязанностями, если почувствует себя частью единой команды.

Если новый сотрудник хорошо усвоил принципы вашей работы и понял, что от него требуется, он начинает испытывать чувство повышенной ответственности. Постепенно он станет очень полезным членом вашего трудового коллектива.

Контроль и оценка работы нового сотрудника

Введение нового сотрудника в должность не ограничивается одной неделей. Вы должны быть уверены в том, что он хорошо усвоил ваши уроки. С этой целью необходимо еженедельно контролировать его работу.

Запишите основные параметры работы нового сотрудника (например, уровень квалификации, стиль работы с клиентами, соблюдение трудовой дисциплины) и отметьте, насколько он соответствует указанным параметрам. Это поможет вам оценить качество работы нового сотрудника. Кроме того, вам сразу станет ясно, как именно необходимо направлять трудовую деятельность нового сотрудника.

Новые сотрудники без опыта работы

Не исключено, что ваш новый сотрудник может не иметь опыта работы в данной области или же не иметь опыта работы вообще. В этом случае необходимо учесть данное обстоятельство и соответствующим образом составить план действий, связанных с введением в должность нового сотрудника.

Вы должны помнить о том, что то, чем ему придется заниматься у вас, довольно сильно будет отличаться от того, чему его учили в школе или высшем учебном заведении или же от того, чем он занимался ранее.

В данном случае от вас потребуется определенная доля терпимости и понимания. Обязательно нужно запастись терпением: элементарные, на ваш взгляд, вещи могут оказаться абсолютно незнакомыми для выпускника средней школы или вчерашнего безработного.

В связи с этим процесс введения нового сотрудника в должность может существенно растянуться во времени.

Вместе с тем, вам, может быть, придется проявить жесткость и строгость, чтобы раз и навсегда искоренить у нового сотрудника те вредные привычки и замашки, которые могут неблагоприятно сказаться на развитии вашего предприятия и создать сложности в отношениях с клиентами и деловыми партнерами.

Вы можете принять на работу выпускника средней школы при условии, что он после работы будет заниматься на специальных курсах обучения основам предпринимательства. Кроме того, можно выделить для заочной учебы нового сотрудника определенное время в течение рабочего дня, чтобы он мог посещать одно из высших учебных заведений, повышая уровень своего образования.

Все это потребует времени и денег, однако в результате вы будете иметь более квалифицированного и лучше подготовленного сотрудника.

Источник: Бизнес от и до

Источник: https://delovoymir.biz/kak-pravilno-vvesti-novogo-sotrudnika-v-dolzhnost.html

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *